Deklaracja bezpieczeństwa — obowiązek, który spoczywa na przewoźniku

Wielu polskich przewoźników nadal zakłada, że deklaracjami zajmuje się nadawca, odbiorca albo agencja celna. Przepisy mówią co innego.

To jeden z tych obowiązków, o których firma dowiaduje się dopiero wtedy, gdy kierowca stoi przed terminalem i nie może wjechać na prom.

Od 31 stycznia 2025 to Twoja odpowiedzialność prawna

Co mówią przepisy — dosłownie

„From 31 January 2025, all EU imports into Great Britain will require a safety and security (S&S) declaration.”

I zdanie, które przesądza, kto za to odpowiada:

„If you are a carrier or haulier moving accompanied goods across the Great Britain border, you are legally responsible for submitting safety and security declarations.”

Obowiązek dopilnowania, żeby deklaracja została złożona, spoczywa na przewoźniku — nie na nadawcy, odbiorcy ani spedytorze. Jeżeli jednak za jego zgodą deklarację składa ktoś inny, to ten ktoś odpowiada za prawidłowość podanych w niej informacji. To dwie różne odpowiedzialności i przy sporze rozstrzyga się je osobno.

Nawet gdy deklarację składa ktoś inny

Deklarację może fizycznie złożyć strona trzecia — importer albo agencja celna. To niczego nie zmienia po stronie odpowiedzialności:

„As the carrier who is moving the goods, you are responsible for making sure the entry summary declaration is submitted.”

Przewoźnik odpowiada nie za to, że złożył, lecz za to, że deklaracja została złożona. Jeśli agencja zapomni, konsekwencje spadają na Was.

Bez ważnego GMR kierowca nie wjedzie na prom

To jest konsekwencja, która działa natychmiast — bez postępowania, bez decyzji, bez odwołania.

Czym jest GMR

Goods Movement Reference to referencja używana przy przewozach przez porty obsługiwane systemem ruchu towarowego. Kierowca korzystający z takiego przewozu musi mieć ważny GMR przed odprawą.

„Drivers cannot board international ferries or Eurotunnel without a valid GMR. They must not proceed to the border before all the necessary references are added into a GMR.”

Brak ważnego GMR tam, gdzie jest wymagany, oznacza odmowę wjazdu. Zestaw stoi, ładunek się opóźnia, a kary umowne wobec zleceniodawcy biegną.

Nie należy jednak mylić GMR z numerem deklaracji bezpieczeństwa. Przy wwozie do Wielkiej Brytanii dodanie numeru deklaracji do GMR jest opcjonalne — urząd mówi wprost, że nie trzeba tego robić. Sam brak numeru deklaracji w GMR nie unieważnia więc przewozu.

Obowiązki przed dojazdem do portu

• uzyskać numery zgłoszeń od importera lub eksportera,
• połączyć je wszystkie w jedną referencję przewozu,
• sprawdzić, czy numer rejestracyjny pojazdu w referencji się zgadza,
• poinstruować kierowcę, żeby nie jechał do portu, dopóki referencja nie jest kompletna.

Ostatni punkt jest praktycznie najważniejszy: kierowca nie powinien ruszać w stronę terminalu, zanim nie ma potwierdzenia.

Terminy zależą od rodzaju przewozu

Nie ma jednego uniwersalnego terminu, ale nie decyduje o nim kraj wyjazdu, tylko rodzaj transportu — i to on przesądza także o tym, od czego termin się liczy. Poniższe pozycje dotyczą przewozu drogowego.

2 godz.przed przybyciem — przewóz promowy z kierowcątak samo przy krótkiej przeprawie morskiej

1 godz.przed przybyciem do terminalu w Coquellesprzewóz drogowy przez tunel pod kanałem

200 dniz takim wyprzedzeniem wolno złożyć deklaracjęa poprawiać ją można aż do przybycia towaru na granicę

£1 000maksymalna kara dla przewoźnika za brak deklaracjizwykle poprzedzona listem ostrzegawczym

Terminy i kwota pochodzą z oficjalnych wytycznych. Najdotkliwszy bywa skutek pośredni: odnotowanie nieprawidłowości, bo systemy typowania biorą pod uwagę wcześniejsze zdarzenia.

Terminy zebraliśmy w zestawieniu powyżej. Dwie rzeczy wymagają komentarza.

Przy promie z kierowcą i przy tunelu termin liczy się od przybycia. Dwie godziny mijają szybciej, niż się wydaje, gdy kierowca stoi już w kolejce.

Nie jest to jednak reguła ogólna. Przy ładunku w kontenerach morskich termin biegnie od załadunku w porcie wyjścia, a przy krótkim locie mija w chwili startu. Rodzaj przewozu przesądza więc nie tylko o długości terminu, ale i o tym, od czego się go liczy.

Zmiana danych po złożeniu nie jest katastrofą. Deklarację można poprawiać aż do przybycia towaru na granicę — pierwotne zgłoszenie musi tylko trafić w termin.

Czego potrzebujesz, żeby w ogóle móc złożyć deklarację

• numer EORI zaczynający się od GB — bez niego nie da się nic zgłosić,
• rejestracja w brytyjskim systemie deklaracji bezpieczeństwa — trzeba się zapisać przed pierwszym zgłoszeniem,
• kompatybilne oprogramowanie albo usługa operatora systemu, przez które deklaracja zostanie wysłana.

To ostatnie zaskakuje najczęściej: system nie ma własnego okna do ręcznego wpisania deklaracji. Nie da się więc „wejść na stronę i wypełnić formularza” — trzeba mieć oprogramowanie albo pośrednika.

System ruchu towarowego, w którym powstaje GMR, to osobna sprawa i nie jest warunkiem złożenia samej deklaracji. Wszystko załatwia się zawczasu, nie w dniu wyjazdu.

Trzy sposoby złożenia — i co każdy kosztuje

Zgłoszenia nie składa się na papierze. Dane przekazuje się elektronicznie, na jeden z trzech sposobów:

Własne oprogramowanie podłączone do systemu. Sensowne przy dużej liczbie przewozów, wymaga inwestycji i utrzymania.

Gotowe oprogramowanie komercyjne. Rozwiązanie pośrednie — abonament, ale bez własnego zaplecza informatycznego.

Agencja celna lub pośrednik. Najprostsze wejście, koszt za zgłoszenie. Uwaga: nie zdejmuje z Was odpowiedzialności — nadal odpowiadacie za to, że zgłoszenie zostało złożone.

Pułapka: nie składajcie tego samego dwa razy

Jeśli zgłoszenie składa agencja, przewoźnik nie powinien składać go samodzielnie dla tej samej przesyłki:

„you should not file declarations yourself for that same shipment”

Jeżeli deklarację dla tej samej przesyłki złożycie i Wy, i działająca za Was agencja, urząd może wykorzystać obie do analizy ryzyka albo przyjąć Waszą i pominąć tę drugą. Nie jest to katastrofa, ale wprowadza zamieszanie, którego łatwo uniknąć jednym telefonem.

Praktyczna wskazówka: przy każdym zleceniu trzeba jednoznacznie ustalić, kto składa deklarację — i zapisać to. Nie „ktoś to zrobi”, tylko konkretnie kto.

Co grozi za brak deklaracji

Nie mylcie dwóch rzeczy — i to jest tu najważniejsze. Na prom nie wpuszcza brak ważnego numeru zgłoszenia przewozu (GMR); ten skutek jest natychmiastowy i bezdyskusyjny. Sam brak deklaracji bezpieczeństwa wjazdu nie blokuje, bo przy wwozie do Wielkiej Brytanii numeru deklaracji nie trzeba wpisywać do GMR — jest to krok dobrowolny.

Konsekwencją braku deklaracji jest naruszenie obowiązków bezpieczeństwa i kara pieniężna. Inna droga, ten sam rachunek — ale firma, która szuka przyczyny postoju w niezłożonej deklaracji, zamiast w niekompletnym GMR, traci czas w kolejce do promu.

Finansowo: za niezłożenie deklaracji bezpieczeństwa przez przewoźnika maksymalna kara wynosi £1 000 za naruszenie.

Kara nie jest jednak automatyczna. Decydują trzy rzeczy.

Zwykle najpierw przychodzi ostrzeżenie. Przy większości pierwszych uchybień urząd wysyła list ostrzegawczy zamiast kary. Nie jest to jednak prawo do ostrzeżenia — przy poważnym błędzie, przy naruszeniu wpływającym na należności albo gdy firma nie zastosowała się do wcześniejszych pisemnych wskazań urzędu, kara może przyjść od razu.

Zanim urząd nałoży karę, powinien Cię wysłuchać. To moment, w którym trzeba przedstawić wszystkie okoliczności przemawiające za odstąpieniem od kary albo jej obniżeniem — później jest trudniej.

Kara nie jest należna, gdy wykażesz uzasadnione usprawiedliwienie — zdarzenie nieoczekiwane i niezależne od Ciebie, na przykład awarię systemu mimo rozsądnych działań z Twojej strony. 🔴 Uwaga: powierzenie zgłoszenia agencji usprawiedliwieniem nie jest. Ustawa mówi wprost, że ani poleganie na innej osobie, ani naruszenie wynikające z jej postępowania nie stanowią uzasadnionego usprawiedliwienia. Zwykła pomyłka i dobra wiara też nie wystarczą.

Jeśli się nie zgadzasz — masz 30 dni od daty listu ostrzegawczego albo decyzji o karze, żeby wystąpić o ponowne rozpatrzenie sprawy lub odwołać się do trybunału.

Pośrednio, i to bywa najdotkliwsze: opóźnienie przewozu, kary umowne wobec zleceniodawcy, przestój zestawu oraz odnotowanie nieprawidłowości — a systemy typowania biorą pod uwagę wcześniejsze zdarzenia. Piszemy o tym w artykule o tym, jak działa typowanie pojazdów.

Co zmieniło się w połowie 2026 roku

Od 30 czerwca 2026 obowiązuje nowe rozporządzenie celne — The Customs (Miscellaneous Amendments) Regulations 2026. Obowiązków przewoźnika nie zmienia bezpośrednio, ale dotyka warunków, w jakich pracuje.

Co się zmieniło:

• Urząd może wymagać od operatora portu zapewnienia infrastruktury celnej poza portem, jeżeli na miejscu brakuje przestrzeni.
• Cyfrowe karnety mogą korzystać z tych samych ułatwień celnych co ich papierowe odpowiedniki.
• Zmieniono zasady naliczania odsetek przy określonych zobowiązaniach z tytułu cła przywozowego.

Skutek dla przewoźnika jest pośredni, ale realny: przeniesienie kosztów infrastruktury na porty może przełożyć się na wyższe opłaty dla korzystających z nich firm. Przy kalkulacji stawek na kierunkach brytyjskich trzeba to mieć na uwadze.

Jak zabezpieczyć się umownie

Skoro odpowiedzialność prawna spoczywa na przewoźniku, a dane pochodzą od zleceniodawcy, rozsądek nakazuje uregulować to w umowie:

• kto składa zgłoszenie i w jakim terminie,
• kto dostarcza dane i odpowiada za ich prawidłowość,
• kto ponosi koszty opóźnienia wynikłego z braku lub błędu w zgłoszeniu,
• obowiązek przekazania numerów zgłoszeń przed wyjazdem, nie po nim.

Taki zapis nie zwolni Was z odpowiedzialności wobec administracji — ale pozwala dochodzić strat od tego, kto zawinił.

Pomagamy przygotować odpowiednie postanowienia umowne oraz wewnętrzne zasady obsługi zleceń.